Wenn es bei einer Präsentation um nichts geht, dann braucht man auch für das Set Up keinen Aufwand treiben und dann bräuchte man eigentlich die Präsentation gar nicht halten. Wenn es allerdings um etwas geht, dann muss alles stimmen und stimmig sein. Der Präsentator ist hier für alles verantwortlich, wenn etwas schief läuft kann man nicht sagen, dass man nichts dafür könnte oder, dass der Grafiker oder Tontechniker usw. Schuld wäre. Das gleiche gilt auch für die Einrichtung des Präsentationraumes.

Ab einer bestimmten Größe (etwa 40 Teilnehmer) ist der Aufbau eines Stages erforderlich. Diese Bühne sollte nicht zu hoch sein – 20 cm bis maximal 1,5 m. Dafür gibt es auch kaskatierbare Bühnenelemente. Die Erhöhung des Präsentators dient nur dazu, dass er von allen Teilnehmern gesehen wird und umgekehrt, dass der Blickkontakt gut gehalten werden kann. Die Bühne sollte auf jeden Fall in das Interior des gesamten Raumes passen, die Technik – dazu gehören Beamer Soundanlage, Beleuchtung – muss aufeinander abgestimmt sein. Multicolore Studioleuchten sind nicht teuer und können hier gute Wirkung erzielen. Alles was nicht zur Präsentation gehört, muss weggeräumt werden. Achtung auf Vampire – das sind Relikte aus der Präsentation des Vorredners, z. B. Pinnwände, Flipcharts, Logos, Werbemittel usw., die dann visuell mit der eigenen Präsentation verankert würden. Der Präsentator ist mit Abstimmung des Veranstalters dafür verantwortlich, dass solche Überreste auf jedem Fall weggeräumt werden.

Leider kann man sich ein Präsentationsraum das Ambiente nicht immer selbst aussuchen. Wenn man zu einem Kongress oder Hearing eingeladen wird, dann haben alle Präsentatoren die gleichen Rahmenbedingungen. Im Falle von Verkaufspräsentationen, die man beim Kunden hält, kann dieser sehr steuernd eingreifen. Der Kunde könnte zum Beispiel einen Lieferanten im besten Präsentationsraum des Unternehmens vortragen lassen und den anderen Lieferanten im „zu engen“ Büro. Wenn so eine Situation vorkommt, die man nicht ändern kann, dann hat man nur mehr die eigene Persönlichkeit um sich entsprechend ausdrücken und vorstellen zu können.